Sozialgericht – Entschädigung für Ausdrucke aus elektronisch überlassener Verwaltungsakte

Entschädigung für Akteneinsicht: Rechtliche Herausforderungen im Verwaltungsrecht

Sich mit der Thematik der Entschädigung im Kontext von Verwaltungsakten auseinanderzusetzen, erfordert ein grundlegendes Verständnis der Rechtsprinzipien im Verwaltungsrecht. Wenn Bürgerinnen und Bürger Akteneinsicht in elektronische Dokumente anfordern, können im Rahmen des Sozialgerichtsverfahrens Fragen zur Informationsfreiheit sowie zum Datenschutz aufkommen. Die bedeutende Rolle, die solche Anfragen für die Rechtsschutzmöglichkeiten von Betroffenen spielen, steht dabei im Zentrum.

Besonders im Rahmen von Klageverfahren, in denen Schadensersatz gefordert wird, sind die rechtlichen Vorgaben für die Erhebung und Bereitstellung von Informationen entscheidend. Die Bereitstellung von Aktenausdrucken und der damit verbundene Datenzugriff werfen oft komplexe rechtliche Fragen auf. Hierbei spielt die Kostenfrage, insbesondere die Prozesskosten, eine wesentliche Rolle. Bürger, die sich gegen Verwaltungsakte zur Wehr setzen, müssen die Möglichkeiten und Grenzen der Entschädigung sorgfältig prüfen, um ihre Ansprüche effektiv durchzusetzen.

Im Folgenden wird ein konkreter Fall vorgestellt, der die Herausforderungen und rechtlichen Rahmenbedingungen im Zusammenhang mit der Entschädigung für Ausdrucke aus elektronisch überlassenen Verwaltungsakten beleuchtet.

Der Fall vor Gericht

Kopien aus elektronischer Verwaltungsakte für Rechtsanwalt nicht erstattungsfähig

In einem bedeutsamen Beschluss hat das Sozialgericht Ulm entschieden, dass Kosten für Ausdrucke aus einer elektronischen Verwaltungsakte in einem Rechtsstreit über die Feststellung eines Grades der Behinderung (GdB) nicht erstattungsfähig sind. Der Fall drehte sich um die Frage, ob ein Rechtsanwalt die Kosten für das Ausdrucken von Teilen einer elektronisch zur Verfügung gestellten Verwaltungsakte geltend machen kann.

Streit um Dokumentenpauschale für Ausdrucke

Der Kläger, vertreten durch einen Rechtsanwalt, hatte in einem Verfahren zur Feststellung eines höheren GdB Erfolg. Nach Abschluss des Verfahrens beantragte der Anwalt die Erstattung seiner Kosten, darunter eine Dokumentenpauschale für 64 Kopien aus der elektronischen Verwaltungsakte. Die beklagte Behörde lehnte die Erstattung dieser Pauschale ab, mit der Begründung, dass Ausdrucke aus elektronischen Akten grundsätzlich nicht notwendig seien.

Gericht bestätigt Ablehnung der Kostenerstattung

Das Sozialgericht Ulm wies die Erinnerung des Klägers gegen den ablehnenden Kostenfestsetzungsbeschluss zurück. Das Gericht argumentierte, dass ein Ausdruck aus der elektronischen Akte „nicht zur sachgemäßen Bearbeitung der Rechtssache unter Berücksichtigung der Kostenminimierungspflicht geboten“ war. Die 115-seitige Verwaltungsakte wurde dem Anwalt als strukturierte PDF-Datei mit Inhaltsverzeichnis zur Verfügung gestellt, was nach Ansicht des Gerichts eine effiziente Bearbeitung ermöglichte.

Elektronische Aktenbearbeitung als Standard

Das Gericht betonte, dass die elektronische Aktenbearbeitung mittlerweile der Standard sei. Rechtsanwälte seien verpflichtet, ein besonderes elektronisches Anwaltspostfach zu unterhalten und müssten daher mit elektronischen Akten arbeiten können. Die Entscheidung, ob zusätzliche Hilfsmittel wie Software für Annotationen oder handschriftliche Notizen zur Übersichtlichkeit nötig seien, liege beim Anwalt. Ein Ausdruck der gesamten Akte oder wesentlicher Teile sei jedoch bei einer übersichtlichen PDF-Datei nicht erforderlich.

Bedeutung für zukünftige Kostenfestsetzungen

Diese Entscheidung könnte weitreichende Folgen für die Erstattungsfähigkeit von Kopierkosten in Sozialgerichtsverfahren haben. Sie unterstreicht die zunehmende Digitalisierung im Rechtsverkehr und die Erwartung an Rechtsanwälte, sich dieser Entwicklung anzupassen. Für Anwälte und ihre Mandanten bedeutet dies, dass sie bei der Geltendmachung von Kosten für Ausdrucke aus elektronischen Akten in Zukunft mit größeren Hürden rechnen müssen.

Rechtliche Grundlagen und Kostenerstattung

Das Gericht stützte seine Entscheidung auf die Regelungen des Rechtsanwaltsvergütungsgesetzes (RVG), insbesondere auf die Vorschriften zur Dokumentenpauschale. Es betonte, dass die Erstattung von Kopien eine Ausnahme vom Grundsatz darstelle, dass allgemeine Geschäftskosten eines Rechtsanwalts durch die Gebühren abgegolten seien. Die Entscheidung des Sozialgerichts Ulm ist unanfechtbar und könnte somit als Richtschnur für ähnliche Fälle dienen.

Die Schlüsselerkenntnisse

Die Entscheidung des Sozialgerichts Ulm markiert einen wichtigen Wendepunkt in der Kostenerstattungspraxis. Sie verdeutlicht, dass im Zeitalter der Digitalisierung Ausdrucke aus elektronischen Akten grundsätzlich nicht mehr als erstattungsfähig gelten. Rechtsanwälte sind verpflichtet, mit elektronischen Akten zu arbeiten und können nur in Ausnahmefällen Kosten für Ausdrucke geltend machen. Diese Entscheidung unterstreicht die Notwendigkeit für Anwälte, ihre Arbeitsweise an die digitale Transformation anzupassen.

Was bedeutet das Urteil für Sie?

Wenn Sie sich in einem Rechtsstreit mit der Sozialversicherung befinden, hat dieses Urteil direkte Auswirkungen auf Ihre Kostenerstattung. Sie können nicht mehr damit rechnen, dass die Kosten für Ausdrucke aus elektronischen Verwaltungsakten erstattet werden. Ihr Anwalt ist verpflichtet, mit den digital bereitgestellten Akten zu arbeiten, ohne zusätzliche Kosten für Ausdrucke zu verursachen. Dies könnte bedeuten, dass Sie weniger Nebenkosten haben, aber auch, dass Ihr Anwalt möglicherweise seine Arbeitsweise anpassen muss. Es ist wichtig, dass Sie mit Ihrem Anwalt besprechen, wie er kosteneffizient mit den elektronischen Akten umgeht, um unnötige Ausgaben zu vermeiden. Beachten Sie, dass diese Regelung die Gesamtkosten Ihres Verfahrens senken könnte, da keine zusätzlichen Kosten für Ausdrucke anfallen.

FAQ – Häufige Fragen

Sie möchten wissen, ob und unter welchen Umständen Ihnen die Kosten für Aktenausdrucke erstattet werden? Dann sind Sie hier genau richtig! In dieser FAQ-Rubrik beantworten wir Ihnen alle wichtigen Fragen rund um dieses Thema. Von den rechtlichen Grundlagen bis hin zu praktischen Tipps – hier finden Sie umfassendes Wissen von Experten.

Wie wirkt sich die Digitalisierung auf die Erstattungsfähigkeit von Kopierkosten in Sozialgerichtsverfahren aus?

Die Digitalisierung hat erhebliche Auswirkungen auf die Erstattungsfähigkeit von Kopierkosten in Sozialgerichtsverfahren. Kosten für das Scannen von Akteninhalten sind nicht mehr erstattungsfähig. Dies gilt auch für die sogenannte Dokumentenpauschale, die früher für das Kopieren von Akten gewährt wurde.

Unterscheidung zwischen Kopien und Scans

Das Landessozialgericht Bayern hat in einem Urteil klargestellt, dass eine Dokumentenpauschale für das Einscannen von Akten nicht mehr berücksichtigt werden kann. Der Grund dafür liegt in der Auslegung des Begriffs „Kopie“ im Kostenrecht. Nach der Gesetzesbegründung zum 2. Kostenrechtsmodernisierungsgesetz (KostRMoG) sind unter Kopien nur noch Vervielfältigungen in Papierform zu verstehen.

Begründung für die Neuregelung

Die unterschiedliche Behandlung von Papierkopien und elektronischen Ablichtungen wird damit begründet, dass bei einem Aktenscan bestimmte Arbeitsschritte und Kosten entfallen. Dazu gehören:

• Die zeitintensive Sichtung der Akten auf den zu kopierenden Inhalt
• Kosten für Papier, Toner, Aktenordner und Lagerraum

Auswirkungen auf die Praxis

Für Rechtsanwälte und ihre Mandanten bedeutet diese Regelung, dass die Kosten für das Einscannen von Akten in Sozialgerichtsverfahren selbst getragen werden müssen. Dies kann insbesondere bei umfangreichen Akten zu erheblichen Mehrkosten führen, die nicht erstattet werden.

Kritische Betrachtung

Das Landessozialgericht Bayern merkt an, dass diese Rechtslage angesichts der zunehmenden Digitalisierung nicht immer zu nachvollziehbaren Ergebnissen führt. Der Arbeitsaufwand für Einscannen und Fotokopieren sei grundsätzlich vergleichbar, und beide Vorgänge dienten demselben Zweck. Dennoch sieht das Gericht aufgrund der klaren Gesetzeslage keinen Spielraum für eine andere Auslegung oder analoge Anwendung der Vorschriften.

Wenn Sie als Beteiligter in einem Sozialgerichtsverfahren mit der Frage der Akteneinsicht konfrontiert sind, sollten Sie diese Regelung berücksichtigen. Es kann sinnvoll sein, im Vorfeld zu klären, in welcher Form Sie die Akten einsehen möchten und welche Kosten dabei auf Sie zukommen könnten.

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Welche Kosten für die Aktenbearbeitung können Rechtsanwälte noch geltend machen?

Rechtsanwälte können auch in Zukunft bestimmte Kosten für die Aktenbearbeitung geltend machen, allerdings mit Einschränkungen:

Erstattungsfähige Kosten

Ausdrucke aus elektronischen Akten können in begrenztem Umfang als notwendige Auslagen anerkannt werden. Wenn Sie als Anwalt beispielsweise komplexe Sachverhalte bearbeiten, bei denen ein Ausdruck für die effektive Fallbearbeitung unerlässlich ist, können diese Kosten grundsätzlich erstattet werden.

Kosten für die Datenspeicherung und -sicherung elektronischer Akten sind in der Regel erstattungsfähig. Dies umfasst etwa Aufwendungen für externe Festplatten oder Cloud-Speicher, sofern diese ausschließlich der Mandatsbearbeitung dienen.

Eingeschränkt erstattungsfähige Kosten

Die Aktenversendungspauschale wird zunehmend kritisch betrachtet. In vielen Fällen wird argumentiert, dass bei elektronischer Aktenführung kein Bedarf für eine physische Versendung besteht. Sollten Sie dennoch eine Versendung für notwendig erachten, müssen Sie dies besonders begründen.

Kopierkosten für umfangreiche Ausdrucke aus elektronischen Akten werden tendenziell restriktiver gehandhabt. Es wird erwartet, dass Sie als Anwalt die Möglichkeiten der digitalen Aktenbearbeitung nutzen. Nur in Ausnahmefällen, etwa bei besonders umfangreichen oder komplexen Verfahren, können umfassende Ausdrucke als notwendig anerkannt werden.

Nicht mehr erstattungsfähige Kosten

Kosten für die Anschaffung von Hardware zur elektronischen Aktenbearbeitung, wie Laptops oder Tablets, werden in der Regel nicht mehr als erstattungsfähig angesehen. Diese gelten als Teil der allgemeinen Kanzleiausstattung.

Routinemäßige Ausdrucke ganzer elektronischer Akten werden nicht mehr als notwendig erachtet und sind daher nicht erstattungsfähig. Es wird erwartet, dass Sie als Anwalt in der Lage sind, effektiv mit elektronischen Dokumenten zu arbeiten.

Begründungspflicht und Dokumentation

Wenn Sie Kosten für die Aktenbearbeitung geltend machen, müssen Sie deren Notwendigkeit stets nachvollziehbar begründen. Dokumentieren Sie sorgfältig, warum bestimmte Auslagen für die Mandatsbearbeitung unerlässlich waren. Je detaillierter und plausibler Ihre Begründung, desto höher die Chancen auf Erstattung.

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Gibt es Ausnahmen, in denen Ausdrucke aus elektronischen Akten doch erstattet werden können?

Ja, es gibt tatsächlich Ausnahmen, in denen Ausdrucke aus elektronischen Akten erstattet werden können. Die Erstattungsfähigkeit hängt von der Notwendigkeit des Ausdrucks für die sachgerechte Bearbeitung des Mandats ab.

Technische Ausstattung des Anwalts

Wenn ein Rechtsanwalt nicht über die erforderliche technische Ausstattung verfügt, kann dies eine Ausnahme begründen. Beispielsweise hat das Oberlandesgericht Nürnberg entschieden, dass die Kosten für Ausdrucke erstattungsfähig sind, wenn der Anwalt keinen Laptop besitzt, um die elektronische Akte in der Hauptverhandlung einzusehen.

Komplexität des Falls

In besonders umfangreichen oder komplexen Fällen könnte die Arbeit mit Ausdrucken als notwendig erachtet werden. Wenn Sie beispielsweise zahlreiche Dokumente gleichzeitig vergleichen oder analysieren müssen, kann dies den Ausdruck rechtfertigen.

Mandantenbezogene Gründe

Sollten Sie als Anwalt mit Mandanten arbeiten, die aus verschiedenen Gründen nicht in der Lage sind, elektronische Dokumente einzusehen, könnte dies ebenfalls eine Ausnahme darstellen. Dies könnte etwa bei älteren Mandanten oder solchen ohne Zugang zu digitalen Geräten der Fall sein.

Besondere Verfahrensanforderungen

In manchen Fällen können spezifische Verfahrensanforderungen den Ausdruck bestimmter Dokumente erforderlich machen. Wenn beispielsweise ein Gericht ausdrücklich Papierausfertigungen bestimmter Unterlagen verlangt, wären die entsprechenden Ausdrucke erstattungsfähig.

Es ist wichtig zu beachten, dass die Erstattungsfähigkeit von Ausdrucken immer im Einzelfall geprüft wird. Als Rechtsanwalt sollten Sie stets begründen können, warum der Ausdruck für die sachgerechte Bearbeitung des Mandats notwendig war. Die Tendenz geht jedoch klar in Richtung der Nutzung elektronischer Akten, um Kosten und Ressourcen zu sparen.

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Welche Folgen hat die Entscheidung für laufende und zukünftige Sozialgerichtsverfahren?

Die Entscheidung des Bundessozialgerichts zur Entschädigung für Ausdrucke aus elektronisch überlassenen Verwaltungsakten hat weitreichende Auswirkungen auf laufende und zukünftige Sozialgerichtsverfahren.

Kostenerstattung für Ausdrucke

Wenn Sie als Kläger oder Ihr Anwalt Ausdrucke aus elektronisch überlassenen Verwaltungsakten anfertigen, können Sie nun eine Entschädigung für diese Kosten geltend machen. Dies gilt sowohl für laufende als auch für zukünftige Verfahren. Die Entschädigung beträgt 0,50 Euro pro Seite, maximal jedoch 20 Euro pro Akte.

Änderungen im Verfahrensablauf

Für laufende Verfahren bedeutet dies, dass Sie oder Ihr Anwalt die bisher entstandenen Druckkosten nachträglich geltend machen können. In zukünftigen Verfahren wird die Kostenerstattung für Ausdrucke von Anfang an berücksichtigt. Dies kann den Verfahrensablauf beeinflussen, da die Kostenerstattung nun ein zusätzlicher Aspekt bei der Aktenführung und -einsicht ist.

Auswirkungen auf die Prozessstrategie

Die Möglichkeit der Kostenerstattung für Ausdrucke kann Ihre Prozessstrategie beeinflussen. Sie können nun umfangreicher Akten ausdrucken und studieren, ohne die Kosten dafür allein tragen zu müssen. Dies kann zu einer gründlicheren Vorbereitung und möglicherweise zu einer effektiveren Prozessführung führen.

Finanzielle Entlastung für Kläger

Für Sie als Kläger bedeutet die Entscheidung eine finanzielle Entlastung. Die Kosten für Ausdrucke, die bisher oft als zusätzliche Belastung empfunden wurden, werden nun erstattet. Dies kann den Zugang zum Recht erleichtern, da die finanziellen Hürden für die Aktenaufbereitung gesenkt werden.

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Glossar – Fachbegriffe kurz erklärt

• Grad der Behinderung (GdB): Der Grad der Behinderung (GdB) ist eine Maßeinheit, die angibt, wie stark eine Person durch körperliche, geistige oder seelische Einschränkungen beeinträchtigt ist. Der GdB wird in Zehnerschritten von 20 bis 100 festgelegt und dient dazu, das Ausmaß der Behinderung zu quantifizieren. Ein höherer GdB kann zur Gewährung von bestimmten Rechten und Vergünstigungen führen, wie z.B. einem Schwerbehindertenausweis oder besonderen Kündigungsschutz. Die Feststellung des GdB erfolgt durch ärztliche Gutachten und wird von den Versorgungsämtern oder dem Landesamt für Soziales durchgeführt.
• Informationsfreiheit: Informationsfreiheit bezeichnet das Recht von Bürgerinnen und Bürgern, Zugang zu Informationen und Dokumenten öffentlicher Stellen zu erhalten. In Deutschland ist dieses Recht im Informationsfreiheitsgesetz (IFG) geregelt. Es erlaubt grundsätzlich jedem, ohne spezielle Begründung, Einsicht in Verwaltungsdokumente zu verlangen. Dieses Recht ist jedoch durch bestimmte Ausnahmen eingeschränkt, beispielsweise wenn der Datenschutz oder Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse betroffen sind. Im Kontext des Sozialgerichtsverfahrens spielt die Informationsfreiheit eine Rolle, wenn Akteneinsicht beantragt wird.
• Dokumentenpauschale: Die Dokumentenpauschale ist eine Vergütung, die Rechtsanwälte für die Erstellung von Dokumenten wie Kopien oder Ausdrucken im Rahmen eines Rechtsstreits geltend machen können. Diese Pauschale ist im Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG) geregelt und dient der Abgeltung der Kosten, die durch die Erstellung von Schriftstücken entstehen. In Fällen, in denen Dokumente elektronisch bereitgestellt werden, wird diese Pauschale oft nicht mehr erstattet, da die zusätzlichen Kosten durch den Ausdruck als unnötig angesehen werden.
• Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG): Das Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG) regelt die Gebühren, die Rechtsanwälte für ihre Tätigkeiten verlangen dürfen. Es legt fest, welche Vergütungen für bestimmte Leistungen zu berechnen sind, und umfasst auch Regelungen zu Auslagen und Nebenkosten, wie z.B. die Dokumentenpauschale. Das RVG stellt sicher, dass die Vergütung der Anwälte transparent und nachvollziehbar ist und schützt gleichzeitig Mandanten vor überhöhten Gebühren. Die Höhe der Vergütung richtet sich oft nach dem Streitwert und dem Umfang der anwaltlichen Tätigkeit.
• Kostenfestsetzungsbeschluss: Ein Kostenfestsetzungsbeschluss ist eine gerichtliche Entscheidung, in der die Höhe der Kosten festgelegt wird, die die unterliegende Partei in einem Rechtsstreit zu tragen hat. Dieser Beschluss wird auf Antrag einer Partei erlassen und umfasst typischerweise Gerichtskosten, Anwaltsgebühren sowie sonstige Auslagen, die während des Prozesses entstanden sind. Im beschriebenen Fall wurde die Erstattung der Kosten für Ausdrucke aus elektronischen Akten abgelehnt, da sie nicht als notwendig angesehen wurden.
• Kostenminimierungspflicht: Die Kostenminimierungspflicht ist eine Regelung, die besagt, dass Parteien in einem Rechtsstreit dazu verpflichtet sind, die entstehenden Kosten so gering wie möglich zu halten. Dies bedeutet, dass unnötige Ausgaben vermieden werden müssen. Im Kontext der elektronischen Aktenführung bedeutet dies zum Beispiel, dass Anwälte angehalten sind, mit digital zur Verfügung gestellten Dokumenten zu arbeiten, anstatt unnötig Ausdrucke anzufertigen. Diese Pflicht trägt dazu bei, die gesamten Prozesskosten niedrig zu halten und Ressourcen effizient zu nutzen.

Wichtige Rechtsgrundlagen

• § 197 Abs. 1 S. 1 SGG (Sozialgerichtsgesetz): Dieser Paragraph regelt, dass die Kosten des Verfahrens, das heißt die Gerichtskosten und die notwendigen Auslagen der Beteiligten, vom unterliegenden Beteiligten zu tragen sind. Die Kosten des Verfahrens, die in einem Gerichtsverfahren entstehen, werden in diesem Zusammenhang geregelt.
• § 197 Abs. 1 S. 2 SGG: Im Falle eines Vergleichs, bei dem die Parteien einvernehmlich eine einvernehmliche Regelung treffen, entscheidet das Gericht über die Kosten des Verfahrens. Dieser Paragraph regelt die Kosten des Verfahrens im Falle eines Vergleichs zwischen den Parteien.
• § 197 Abs. 2 SGG: Dieser Paragraph regelt die Verteilung der Kosten des Verfahrens, wenn ein Verfahrensbeteiligter im Laufe des Verfahrens unterliegt, aber in der vorherigen Instanz erfolgreich war. Dies ist relevant, wenn es bei einem Rechtsstreit zu mehreren Instanzen kommt und ein Beteiligter in der ersten Instanz Recht erhält, jedoch in der Folge unterliegt.
• § 35 S. 1 RVG (Rechtsanwaltsvergütungsgesetz): Dieser Paragraph besagt, dass der Rechtsanwalt für die ihm erteilten Aufträge eine Vergütung nach diesem Gesetz erhält. Er regelt die Vergütung von Rechtsanwälten für ihre Tätigkeiten.
• § 7000 Nr. 1 VV RVG (Vergütungsverzeichnis zum Rechtsanwaltsvergütungsgesetz): Dieser Paragraph beinhaltet die Dokumentenpauschale. Demnach kann dem Rechtsanwalt neben den Gebühren für seine Tätigkeit eine Pauschale für die notwendigen Kopien, die er in einem Verfahren benötigen, in Rechnung gestellt werden. Die Höhe der Pauschale richtet sich nach der Anzahl der Kopien. Dieser Paragraph regelt die Kosten für die Herstellung von Kopien durch Rechtsanwälte.

Die Kosten für die Kopien der Verwaltungsakte, die der Rechtsanwalt für die Bearbeitung des Mandats benötigt hat, fallen unter die Dokumentenpauschale nach § 7000 Nr. 1 VV RVG. Die Höhe der Pauschale richtet sich nach der Anzahl der Kopien. Im vorliegenden Fall hat der Rechtsanwalt 64 Kopien erstellt und die entsprechende Pauschale in Rechnung gestellt. Der Erinnerungsgegner hat die Erstattung der Kosten für die Kopien, jedoch nur unter der Bedingung, dass der Rechtsanwalt die Notwendigkeit der Kopien für die Bearbeitung des Mandats nachweist. Die Erstattung der Kosten für die notwendigen Kopien im Rahmen des mandatsbezogenen Tätigkeitsbereichs eines Rechtsanwalts ist nach der RVG-Regelung jedoch grundsätzlich zu erstatten, und zwar selbst dann, wenn es sich um eine elektronische Verwaltungsakte handelt.

Das vorliegende Urteil

SG Ulm – Az.: S 13 SF 2602/23 E – Beschluss vom 12.07.2024

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